Ospitare una raccolta fondi è un ottimo modo per essere coinvolti in una causa che è importante per te e costruire relazioni all'interno della tua comunità o organizzazione. Tuttavia, pianificare ed eseguire un evento redditizio richiede molto più che buone intenzioni. Se vuoi mettere insieme una raccolta fondi di Cash Bar devi prima assicurarti di avere le risorse, il personale e il tempo necessari per rendere la tua relazione un successo.
Pianificazione
Innanzitutto, controlla l'organizzazione o il gruppo e verifica se disponi di risorse sufficienti per eseguire una raccolta fondi. Hai bisogno di persone che abbiano l'interesse, il tempo, il talento e le connessioni necessarie per il lavoro e hai anche bisogno di abbastanza capitale iniziale per mettere tutto insieme.
Successivamente, è necessario considerare quale tipo di evento si terrà e dove. Una raccolta fondi in contanti può essere qualsiasi cosa, da una riunione informale a casa di un membro in cui viene presentata una presentazione e ai partecipanti viene chiesto di pagare le loro bevande come donazione alla causa; a un affare formale tenuto in un country club o in una sala per banchetti.
Pensa al pubblico che vuoi raggiungere: le persone che sarebbero interessate a raccogliere fondi per un canile locale potrebbero essere molto diverse da quelle che vorrebbero sostenere il teatro dell'opera. Stabilisci il tipo e il costo del tuo evento in base ai dati demografici del tuo mercato di riferimento: sono generalmente giovani o vecchi? Sarebbero prontamente disponibili? Quanto reddito disponibile hanno? Hanno forti legami con la causa? C'è un particolare tipo di evento a cui questo pubblico partecipa regolarmente? Conoscere le risposte a queste domande e costruire la tua funzione attorno ad esse aumenterà le tue possibilità di organizzare una raccolta fondi redditizia.
Una volta determinato il tipo di relazione che stai per avere, la prossima domanda più grande è: quando? Dovrai concederti abbastanza tempo per prepararti e dovrai anche considerare possibili eventi concorrenti. Inoltre, devi assicurarti che la tua raccolta fondi sia stagionalmente appropriata: tenere una raccolta fondi di Cash Cart nel tuo campo da golf locale a febbraio, ad esempio, probabilmente non è una buona idea se non vivi in un clima che permetta il golf tutto l'anno.
Preparazione
Dopo aver messo insieme il tuo piano iniziale, la prossima grande domanda sarà dove hai intenzione di tenere la tua raccolta fondi. L'opzione migliore sarebbe un luogo che qualcuno è disposto a donare alla tua causa, ma, se non sei in grado di trovare un posto simile, scegli un sito che ti offra il maggior numero di servizi per il tuo budget. Non abbiate paura di guardarvi intorno e chiedete sempre se i proprietari o i gestori sarebbero disposti a versare "extra", come il controllo del cappotto, il servizio di parcheggio e gli antipasti caldi, come una donazione. Tieni presente che se scegli di organizzare il tuo evento in un luogo che non dispone già di una licenza per vendere alcolici, probabilmente avrai bisogno di una licenza speciale dal comune in cui si terrà il tuo evento.
Una volta impostata la posizione, puoi iniziare a fare pubblicità e pubblicizzare il tuo evento. Approfitta sempre dei modi gratuiti ea basso costo per commercializzare la tua raccolta fondi: comunicati stampa, avvisi nei bollettini della Chiesa e nelle bacheche della comunità e volantini distribuiti da volontari, sono tutti modi di pubblicizzare che non pregiudicano il tuo budget.
Successivamente, devi mettere insieme la tua scorta di bevande. Il tipo di evento che stai tenendo determinerà il tipo di bevande di cui hai bisogno e chi dovresti contattare. Se, ad esempio, stai organizzando un evento "Grandi birre del Nordest", vorrai contattare non solo tutti i principali distributori di birra della tua zona per richiedere donazioni, ma anche tutti i microbirrifici che puoi trovare. Se invece stai organizzando una serata "Black Tie and Martinis", dovrai contattare i produttori dei vari alcoli "top shelf" e tutti i tuoi negozi di liquori locali. Non dimenticare di contattare anche i negozi e i distributori di bevande analcoliche per coloro che frequentano ma scelgono di non assorbire.
Oltre a ciò che servirai, avrai bisogno di qualcuno che lo serva. Questo può essere tanto un pareggio quanto le bevande stesse se fai uno sforzo per trovare i baristi che sono divertenti, famosi o famosi nella tua comunità. Le persone generalmente pagheranno di più per essere servite dal Sindaco, da una stella dello sport di zona o da qualcuno che manipola bottiglie di liquore mentre versano. Non trascurare i proprietari di pub / bar locali che potrebbero avere contatti che possono aiutarti a rifornire il tuo bancomat o conoscere persone che farebbero grandi baristi "celebrità".
Sicurezza
Uno degli aspetti più importanti di una raccolta fondi gratificante è la tua responsabilità verso i tuoi ospiti. Non puoi presumere che i tuoi partecipanti conoscano i loro limiti e non berranno troppo. Avere designato i conducenti o organizzare il trasporto dopo l'evento eviterà problemi e potrebbe persino evitare una tragedia. Come ulteriore vantaggio, non doversi preoccupare di come torneranno a casa può invogliare le persone a partecipare e aiutarle a rilassarsi e divertirsi una volta che sono lì.
